Makalah Komunikasi Organisasi

BAB I

PENDAHULUAN

Persepsi dan komunikasi ini amat erat dan penting sekali diketahui guna memahami ilmu prilaku ini. Komunikasi terjadi jika seseorang ingin menyampaikan informasi kepada orang lain. dan komunikasi tersebut dapat berjalan baik dan tepat dan jika penyampaian informasi tadi menyampaikannya dengan patut, dan penerima informasi menerimanya tidak dalam bentuk distorsi.

Persepsi pada hakikatnya adalah proses kognitif  yang dialami oleh setiap orang didalam memahami informasi tentang lingkungannya, lewat penglihatan, pendengaran, penghayatan, perasaan dan penciuman. Persepsi adalah suatu proses kognitif yang kompleks dan yang menghasilkan suatu gambar unik tentang kenyataan yang barangkali sangat berbeda dengan kenyataannya.

Adapun komunikasi organisasi adalah suatu komunikasi yang terdiri dalam suatu organisasi tertentu. Kalau dalam organisasi dikenal adanya struktur formal dan informal maka dalam komunikasinya yang kiranya juga amat penting dikemukakan sebagai unsur kontinum yang ketiga ialah komunikasi antarpribadi.

BAB II

PEMBAHASAN

PERSEPSI DAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

1. PERSEPSI DALAM KOMUNIKASI

Persepsi adalah dasar pengetahuan sekarang dan yang akan datang. Persepsi adalah kemampuan untuk mengumpulkan, membeda-bedakan,mengelompokkan dan memusatkkan perhatian terhadap objek   (kemampuan untuk mengorganisasikan pengamatan). Kunci untuk memahami persepsi adalah terletak pada pengenalan bahwa persepsi itu merupakan suatu pencatatan yang benar terhadap situasi. Dengan demikian proses persepsi akan dapat mengatasi proses penginderaan. Dengan kata lain proses persepsi dapat menambah dan mengurangi kajadian senyatannya yang diinderakan oleh seseorang.[1]

1. Persepsi sebagai Inti Komunikasi

•           “Persepsi dapat didefinisikan sebagai cara organisme memberi makna” (John Wenburg & William Wilmot)

•           “Persepsi adalah pengetahuan yang tampak mengenai apa yang ada di luar sana” (Aubrey Fisher & Katherine Adam)

•           Persepsi meliputi penginderaan (sensasi) melalui alat-alat indra kita (yakni indra peraba, indra penglihat, indra pencium, indra pengecap, dan indra pendengar), atensi, dan interpretasi.

•           Sensasi merujuk kepada pesan yang dikirimkan otak lewat reseptor tubuh melalui alat indera kita.

1. Persepsi Sosial

Persepsi manusia terbagi dua yaitu persepsi terhadap objek (lingkungan fisik) dan persepsi terhadap manusia. Persepsi terhadap manusia lebih sulit dan kompleks, karena manusia bersifat dinamis.

Proses persepsi terhadap lingkungan sosial dihadapkan pada:

•           Persepsi terhadap orang adalah melalui lambang verbal dan nonverbal. Orang lebih aktif daripada objek dan lebih sulit diramalkan.

•           Persepsi terhadap orang menanggapi sifat-sifat luar dan dalam( perasaan, motif, harapan, dsb)

•           Persepsi terhadap manusia dapat berubah dari waktu ke waktu karena manusia bersifat dinamis.

Manusia lebih aktif dan sulit diramalkan. Manusia juga bersifat emosional, sehingga penilaian terhadap mereka mengandung resiko.

1. Persepsi Berdasarkan Pengalaman

Persepsi sosial (bagaimana persepsi kita terhadap lingkungan sosial) dibedakan oleh beberapa hal salah satunya yaitu berdasarkan pengalaman kita. Perilaku manusia terbentuk berdasarkan persepsi mereka mengenai realitas (sosial) yang telah mereka pelajari. Persepsi manusia terhadap seseorang atau objek atau kejadian dan reaksi mereka terhadap hal-hal itu berdasarkan pengalaman (dan pembelajaran) masa lalu mereka berkaitan dengan orang, objek, atau kejadian serupa.

1. Persepsi Bersifat Selektif

Setiap saat kita diberondong dengan jutaan rangsangan indrawi. Bila kita harus menafsirkan setiap rangsangan tersebut, kita bisa gila. Kita belajar mengatasi kerumitan ini dengan memperhatikan sedikit saja rangsangan ini (Verderber). Atensi kita pada suatu rangsangan merupakan faktor utama yang menetukan selektivitas kita atas rangsangan tersebut.

Atensi dipengaruhi oleh faktor-faktor internal berikut :

•           Faktor Biologis (lapar, haus, mengantuk, dsb)

•           Faktor fisiologis (tinggi, pendek, gemuk, kurus, sehat, sakit, lelah, penglihatan atau pendengaran kurang sempurna, cacat tubuh, dsb)

•           Faktor sosiobudaya seperti gender, agama, tingkat pendidikan, pekerjaan, pengahasilan, peranan, status sosial, pengalaman masa lalu, kebiasaan, dsb.

•           Faktor psikologis seperti kemauan, keinginan, motivasi, pengharapan, dsb.

Semakin besar perbedaan aspek-aspek tersebut secara antarindividu, semakin besar perbedaan persepsi mereka mengenai realitas.

1. Persepsi dan Pola Perilaku

Dalam berpersepsi pun kita sering tidak cermat, sehingga timbullah kesalahan dalam berpersepsi. Salah satu penyebabnya adalah asumsi atau pengharapan kita. Kita mempersepsi sesuatu atau seseorang sesuai dengan pengharapan kita. Banyak faktor yang mempengaruhi bagaimana kita berpersepsi terhadap sesuatu, dan itu menjadi pola-pola yang terbentuk dalam perilaku sosial kita dalam kehidupan sehari-hari.

Adapun faktor-faktor  yang mempengaruhi pengembangan persepsi seseorang, antara lain:

1. 1. Psikologi

Persepsi seseorang mengenai segala sesuatu dialam dunia ini sangat dipengaruhi oleh keadaan psikologi. Contohnya: terbenanya matahari diwaktu senja yang indah temaram, akan dirasakan sebagai bayang-bayang yang kelabu bagi seseorang yang buta warna. Atau suara merdu Grace Simon yang menyanyikan lagu cinta, barangkali tidak menarik dan berkesan bagi seseorang yang sulit mendengar atau tuli.

1. 2. Famili

Pengaruh yang paling besar terhadap anak-anak adalah familinya. Orang tua yang telah mengembangkan suatu cara yang khusus didalam memahami dan melihat kenyataan di dunia ini, banyak sikap dan persepsi-persepsi mereka yang diturunkan kepada anak-anaknya. Oleh sebab itu, tidak ayal lagi kalau orang tuanya Muhammadiyah akan mempunyai anak-anaknya yang Muhammadiyah pula. Demikian pula seorang anak dalam kampanye mendukung PDI, karena orang tuanya Tokoh Partai Demokrasi Indonesia tersebut.

1. 3. Kebudayaan

Kebudayaan dan lingkungan masyarakat tertentu juga merupakan salah satu faktor yang kuat didalam mempengaruhi sikap, nilai dan cara seseorang memandang dan memahami keadaan di dunia ini. Contoh: orang-orang Amerika Serikat dengan bebas bisa makan daging babi dan dianggapnya daging babi orang muslim Indonesia yang taat tidak akan mau makan daging babi yang lezat tadi untuk selama-lamanya.

1. Komunikasi dalam Organisasi

Keseluruhan faktor yang telah dibahas dalam hubungan dengan komunikasi antar pribadi juga berlaku untuk komunikasi dalam organisasi, yang juga mencakup penyampaian pesan secara akurat dari satu orang kepada satu atau lebih orang lain. Selain faktor-faktor tersebut, struktur, wewenang, desain pekerjaan organisasi, dan lain-lain merupakan faktor-faktor unik yang turt berpengaruh terhadap efektifitas komunikasi, sebagai mana dinyatakan oleh Simon (1977) bahwa “organisasi perlu untuk membantu manusia berkomunikasi”.

Komunikasi yang terbuka dan efektif akan merupakan aset berharga bagi organisasi.

1. Berbagai Faktor yang Mempengaruhi Komunikasi Organisasi

Lesikar menguraikan adanya empat faktor yang mempengaruhi keefektifan komunikasi organisasi yaitu meliputi :

1.         Saluran komunikasi formal. Merupakan cara komunikasi yang didukung, dan mungkin dikendalikan oleh manajer. Contohnya adalah newsletter, memo reguler, laporan, rapat staf, dan lain-lain.

2.         Struktur wewenang. Perbedaan status dan kekuasaan dalam organisasi membantu menentukan siapa yang akan berkomunikasi dengan enak kepada siapa. Selain itu, isi dan akurasi komunikasi juga dipengaruhi oleh perbedaan wewenang.

3.         Spesialisasi pekerjaan. Biasanya akan mempermudah komunikasi dalam kelompok yang berbeda-beda. Anggota suatu kelompok kerja biasanya memiliki jagron, pandangan mengenai waktu, sasaran, tugas dan gaya pribadi yang sama.

4.         Kepemilikan informasi, Setiap individu mempunyai informasi yang unik dan pengetahuan mengenai pekerjaan mereka, yang merupakan semacam kekuasaan bagi individu-individu yang memilikinya.

1. Komunikasi Vertikal

Terdiri dari komunikasi ke atas dan ke bawah melalui rantai organisasi. Dalam beberapa perusahaan, tersedia saluran khusus sebagai sarana tambahan. Saluran ini banyak dipergunakan untuk memberi tahu manajer mengenai situasi yang melibatkan karyawan, seperti pernyataan tanpa bukti mengenai pelecehan seksual. Komunikasi ke bawah biasanya disaring, dimodifikasi, atau dihentikan di setiap tingkat ketika manajer memutuskan apa yang seharusnya diteruskan kepada karyawan mereka. Sedangakn komunikasi ke atas biasanya sisaring, dipadatkan, atau diubah oleh manajer menengah yang melihatnya sebagai bagian dari pekerjaan mereka untuk melindungi manajer tingkat atas dari data yang tidak penting/relevan.

1. Komunikasi Lateral dan Informal

Komunikasi ini pada umumnya mengikuti pola arus pekerjaan dalam sebuah organisasi, terjadi antar anggota kelompok kerja, antara kelompok kerja, antar anggota departemen yang berbeda, dan antara karyawan lini dan staf. Tujuan utamanya adalah menyediakan saluran langsung untuk koordinasi dan memecahkan masalah. Dengan cara ini, dapat dihindari prosedur yang jauh lebih lambat yaitu mengarahkan komunikasi lewat rantai komando. Keuntungan tambahan lainnya adalah anggota organisasi menjadi mampu untuk membentuk hubungan dengan rekan sekerja.

1. Komunikasi oleh Organisasi

Organisasi juga memperhatikan pesan yang dikirimkannya kepada pihak yang berkepentingan di luar, seperti pelanggan, pemasok, distributor, pesaing, perbankan, dan lain-lain, terutama dengan pihak di luar negeri. Terlalu banyak komunikasi dalam hal ini dapat sama merugikannya dengan terlalu sedikit. Tim komunikasi (pada umumnya representasikan oleh departemen kehumasan) harus bekerja keras untuk mengatasi perbedaan dalam peradaban maupun budaya tiap-tiap negara asal pihak-pihak yang berkepentingan berasal.

1. Negosiasi dan Konflik

Konflik melibatkan ketidaksepakatan mengenai alokasi sumberdaya yang jarang atau pertentangan mengenai sasaran, nilai, persepsi, atau kepribadian. Banyak konflik yang muncul dari komunikasi mengenai keinginan, kebutukan dan penilaian terhadap pihak lainnya. Manajer dapat menggunakan dominasinya dan menekan dalam menangani konflik dengan karyawan. Tetapi negosiasi akan membantu menangani konflik dari type apapun lebih efektif dan memberi hasil yang memuaskan kedua belah pihak. Negosiasi adalah merupakan proses interaksi kedia pihak lewat berbagai saluran komunikasi untuk menyelesaikan konflik.

Negosiasi adalah proses komunikasi yang amat penting. Ini merupakan bagian dari pekerjaan setiap manajer, seperti peran antar pribadi menurut kategori Mintzberg. Menurut Lewicki dan Litterer, seluruh “situasi negosiasi” ditentukan oleh tiga karakteristik yaitu:

1.         Ada “konflik kepentingan” antara dua pihak atau lebih, yang berarti apa yang diinginkan oleh suatu pihak tidak selalu merupakan apa yang dikehendaki oleh pihak lain.

2.         Mungkin “tidak ada peraturan yang pasti” atau prosedur untuk menyelesaikan konflik, atau pihak-pihak tersebut memilih bertindak di luar peraturan dan prosedur untuk menemukan penyelesaiannya sendiri terhadap konflik.

3.         Semua pihak, sekurang-kurangnya pada suatu saat, lebih senang “mencari persetujuan” daripada bertentangan secara terbuka, menyerah kepada satu pihak, memutuskan hubungan secara permanen, atau membawa perselisihan mereka kepada pemegang wewenang yang lebih tinggi untuk mendapatkan pemecahan.

Negosiasi adalah proses komunikasi yang kompleks, semuanya semakin jelas kalau satu babak negosiasi hanya merupakan episode hubungan dalam jangka yang lebih panjang. Keadaan seperti itu seringkali merupakan kasus dalam hubungan karyawan dengan pihak manajemen.  Persiapan merupakan perhatian kunci bagi negosiator. Persiapan tersebut harus menyertakan tinjauan proses negosiasi yang terjadi sebelumnya dan hasil dari negosiasi tersebut. Negosiator mengambil resiko cukup besar bila dia beranggapan bahwa sejarah tidak penting bagi pihak lain.

Kaitan antara hubungan dengan waktu dalam proses negosiasi sangatlah masif. Strategi organisasi dan rencana fungsional akan berfungsi sebagai pedoman dan nilai ambang yang menentukan batas mengenai apa yang harus dan tidak boleh dilakukan oleh negosiator.

1. Pendekatan Komunikasi Organisasi

Untuk melihat komunikasi yang terjadi dalam suatu organisasi dapat digunakan tiga pendekatan, yaitu :

Pendekatan Makro Dalam pendekatan makro organisasi dipandang sebagai suatu struktur global yang berinteraksi dengan lingkungannya. Dalam berinteraksi, organisasi melakukan aktivitas tertentu seperti :

1. Memproses informasi dan lingkungan.

2. Mengadakan identifikasi.

3. Melakukan intergrasi dengan organisasi lain.

4. Menentukan tujuan organisasi.

Pendekatan Mikro Pendekatan ini terutama menfokuskan kepada komunikasi dalam unit dan sub-unit pada suatu organisasi. Komunikasi yang diperlukan pada tingkat ini adalah komunikasi antara anggota kelompok seperti :

1. Komunikasi untuk pemberian orientasi dan latihan.

2. Komunikasi untuk melibatkan anggota kelompok dalam tugas kelompok.

3. Komunikasi untuk menjaga iklim organisasi.

4. Komunikasi dalam mensupervisi dan pengarahan pekerjaan.

5. Komunikasi untuk mengetahui rasa kepuasan kerja dalam organisasi.

Pendekatan individual berpusat pada tingkahlaku komunikasi individual dalam organisasi. Semua tugas-tugas yang telah diuraikan pada dua pendekatan sebelumnya diselesaikan oleh komunikasi individual satu sama lainnya. Ada beberapa bentuk komunikasi individual :

1. Berbicara pada kelompok kerja.

2. Menghadiri dan berinteraksi dalam rapat-rapat.

3. Menulis dan mengonsep surat.

4. Berdebat untuk suatu usulan.

BAB III

PENUTUP

Kesimpulan

Persepsi adalah kemampuan untuk mengumpulkan, membeda-bedakan, mengelompokkan dan memusatkkan perhatian terhadap objek   (kemampuan untuk mengorganisasikan pengamatan). Kunci untuk memahami persepsi adalah terletak pada pengenalan bahwa persepsi itu merupakan suatu pencatatan yang benar terhadap situasi.

Keseluruhan faktor yang telah dibahas dalam hubungan dengan komunikasi antar pribadi juga berlaku untuk komunikasi dalam organisasi, yang juga mencakup penyampaian pesan secara akurat dari satu orang kepada satu atau lebih orang lain. Selain faktor-faktor tersebut, struktur, wewenang, desain pekerjaan organisasi, dan lain-lain merupakan faktor-faktor unik yang turt berpengaruh terhadap efektifitas komunikasi.

DAFTAR PUSTAKA

1. Miftah, Thoha. 2008. Perilaku Organisasi; konsep dasar dan aplikasinya. Jakarta: PT Raja Grafindo Persada.

2. R. Wayne Pace dan Don F. Faules. 2006. Komunikasi Organisasi; strategi meningkatkan kinerja perusahaan. Bandung: PT Remaja Rosdakarya.

3. Sutarto. 2006. Dasar-Dasar Organisasi. Yogyakarta: Gajah Mada University Press.

4. Susanto, DKK. 2004. Strategi Organisasi. Yogyakarta: Amara Books.

5.   http://akur-stbajia.blogspot.com/2009/04/arti-komunikasi-dalam-sebuah-organisasi.html

---

[1] Miftah, Thoha. Prilaku Organisasi; konsep dasar dan aplikasinya. PT Raja Grafindo Persada, 2008, Hlm. 148.